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退休人事档案管理中的常见问题及建议

2020-07-18 10:58:00 24

摘 要 加强退休服务中心的人事档案管理,有助于提升退休服务中心的人力资源管理工作效率,对退休服务中心退休人员的综合稳定工作也有保驾护航的重要作用。但在实际工作中,受各类历史原因及内外因素的影响,人事档案管理质量和效率较低的问题日益凸显。本文通过深入分析退休服务中心人事档案管理工作中存在的问题,提出具体对策建议,以期有效提升人事档案管理质量、保障服务水平。

一、引言

企业内部退养人员到了法定退休年龄,退休服务中心人力资源管理部门需去社会保障处办理为其退休手续,人事档案材料不全将影响其工龄的认定,进而影响正常退休手续的审批及待遇核算工作。这些问题的存在不仅影响退休人员正常退休手续的办理,还严重影响了人力资源部门的工作效能。要有效提升退休服务中心人事档案管理水平,就需要深入分析人事档案管理工作中存在的各类问题,并根据当前工作现状提出具体的对策和建议,以满足人力资源管理工作的需求。

二、退休服务中心档案管理中存在的问题

(一)因历史原因,人事档案材料严重缺失

人事档案是在组织人事管理活动中形成的,经组织审查或认可的,记录、反映个人经历和德能勤绩廉的,以个人为单位立卷归档保存的文字、影像等形成的档案。人事档案材料是指各单位组织、人事等有关部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、培养、选拔和任用等工作中形成的有关职工的个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作实绩以及工作变动等情况。[1]当前,人事档案管理受各类历史原因及内外因素的影响,人事档案管理不规范,材料缺失严重。诸如下乡材料、毕业生登记表、知青工龄、女干部转工人的岗位变动表、特殊工种记载年限等材料不全,需要单位或个人去补全相关材料。在过去的人事档案管理体制下,与退休审批工作脱节,无规范化、科学化、系统化的人事档案管理体制。虽然近年来人事档案管理在退休审批工作的作用下得到了很大程度的改善,但大都因为历史原因,档案材料缺失严重,查漏补缺的工作需要人力和物力的多方协同配合。

(二)人事档案管理力量薄弱,人事档案管理质量不高

对于退休服务中心人事档案管理工作而言,其在退休服务中心的管理服务工作中的作用不容小觑。如果档案材料不全,没能及时办理正常退休手续,会间接引发退休人员上访。在目前工作人员编制有限的情況下,人事档案管理人员多为兼职,且变动频繁。人力资源管理部门的日常业务比较繁重,兼职人员无暇收集整理相关档案材料,人事档案管理质量不高。部分管理人员认为自己保管材料能够方便工作,没有及时上交材料给人事档案管理人员集中管理,造成部分档案资源流失或损毁。

(三)管理方式落后,手工管理居多

当前,人事档案管理工作以手工管理为主,档案的收集、整理、编目、检索、查阅大多为手工管理,人事档案的使用效率较低。

三、退休人事档案管理的对策建议

(一)集中力量进行人事档案的核查工作,尽早查漏补缺

集中人力、财力和物力进行人事档案的核查工作,对每份档案进行逐一核查,整理缺失材料明细,尽早查漏补缺,为退休审批工作做好基础工作,按照十大类分别进行材料的收集及整理工作。对新增内部退养人员的档案进行严格审核,材料齐全后方予以接收。[2]一是履历类材料;二是自传和思想类材料;三是考核鉴定类材料;四是学历学位、专业技术职务、学术评鉴和教育培训类材料;五是政审、审计和审核类材料;六是党团类材料;七是表彰奖励类材料;八是违规、违纪、违法、处理、处分类材料;九是工资、任免、出国和会议代表类材料;十是其他可供组织参考的材料。

(二)设立专岗管理人事档案,规范完善人事档案的相关制度

加强退休服务中心对人事档案管理工作的认识及重视,设立专岗管理人事档案,规范完善人事档案的相关制度,将管理与服务相结合。

(三)对各类人事档案的分散材料进行分类并及时归档

对各类人事档案的分散材料进行分类并及时归档。首先,对材料进行鉴定,检查是否重复、错误或不属于归档范围的材料,对属于归档的材料进行加工,整理成合格的入档材料;其次,按十大类的原则进行分类;最后,按档案材料形成时间及内容的主次关系进行排序、编号、归档。

(四)实现档案信息化管理

实现档案信息化管理,对审批退休的主要材料进行扫描,建立个人的人事电子档案。例如,审批退休常用的主要资料如招工表、毕业生登记表,最早记载出生日期的表,转正定级表,内部退养审批表,女干部岗位变动表等,对其进行扫描归档。对目前退休人员核补回来的历年的下乡花名册或招工花名册进行扫描后,按时间归档,便于其他同类人员使用,提高人事档案材料的使用效率。

四、结语

本文从缺失材料等方面,对退休服务中心人事档案管理中存在的问题进行分析,并提出了相关对策建议,旨在提高退休服务中心各管理人员对人事档案管理的重视程度,进而根据自身情况采取一定的改善措施,并在探索和实践中完善人事档案管理制度,提高服务水平,发挥其实效性,为退休人员队伍稳定和社会安定保驾护航。

文章来源:http://www.fx361.com/page/2019/0725/5353276.shtml