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国企人事档案管理规定

2020-07-18 10:57:56 8

一、总则

(一)公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一,也是人事考核的主要依据之一。为加强人事档案的有效管理,制定人事档案管理制度。

(二)人事档案具有以下特性:

1.真实性:这是员工个人经历和德才情况真实记录;

2.保密性:它界党和国家的机密;

3.可靠性:它必须具有完备的手续;

4.独立性:它是以个人为立案单位。

(三)公司人事档案由党委组织部门归口统一管理。

二、人事档案的归档范围

(一)组织人事部门应当归档的材料包括:

1.干部履历表;

2.中层干部任免、聘任及解聘材料;

3.科技干部技术职称确定呈报表;

4.大中专毕业生转正定级表;

5.各类干部的签订材料;

6.出国人员审批表及出国人员鉴定表;

7.学历证明;

8.干部退休、离休审批表;

9.干部违纪处分决定、批复等综合材料,以及本人检查、交代、申诉材料;

10.取消或撤销行政违纪处分决定、批复、平反决定材料及本人申诉材料;

11.后备干部考核材料及登记表;

12.工程技术人员和业务管理人员奖励材料;

13.大中专毕业生、对调和单调干部以及专业干部档案;

14.发展新党员有关材料,如入党志愿书、入党申请书及入党政审材料和入党转正申请;

15.中国共产党党员登记表;

16.公司以上先进奖励材料;

17.中国共产党党员退党的有关材料;

18.预备党员延长预备期及取消预备党员资格材料;

19.中共党员违纪处分决定,批复及处分的甄别材料及平反决定材料。

(二)劳资部门应归档的材料主要有:

1.员工登记表;

2.各种审批表:如劳动合同制审批表、调整工资审批表、学徒工定级审批表、复职审批表及要害作业岗位审批表;

3.各类生产工人档案;

4.工人行政违纪处分决定及本人检查材料;


5.撤销对工人行政违纪处分决定、平反材料及本人申诉材料;

6.退职、退休人员提高待遇审批表;

7.开除厂籍及解除合同的有关材料。

(三)保卫部门应归档的材料主要有:

1.各种刑事犯罪和政治犯罪的判决书;

2.刑事处分材料;

3.劳动教养通知书及教养期满释放有关材料。

(四)公司工会应归档的材料主要有:

1.公司级以上先进生产者(劳模)、先进工作者(劳模)登记表及事迹材料;

2.干部、工人死亡后组织上写的悼词;

3.干部、工人非正常死亡的调查材料及善后处理意见。

(五) 团委应归档的材料主要有:

1.入团志愿书、入团申请书;

2.退团申请书及退团登记表;

3.团员及团干部各种奖励材料;

4. 团员违纪处分材料及撤销处分的决定;

5. 团员各种鉴定材料。

三、人事档案的管理

(一)人事档案归档要求

1.归档的材料及名称(或标题)应确切、清楚,并写在材料醒目的位置。

2.归档的材料,应钢笔或毛笔书写,字迹工整、清晰。

3.归档的材料或表格,一律用十六开纸书写或印刷,如必须用大号开纸印刷,允许按16开折页。

4.形成材料的部门要认真填写以下内容:

(1)形成材料的部门应盖公章;

(2)单位负责人应签字;

(3)个人形成的材料,形成材料人应签字;

(4)填写形成材料的年、月、日。

(二)人事档案的保管要求:

1.对存放档案的库房要求,主要有:

(1)库房清洁、适用和牢固;

(2)有防盗及防火措施和工具;

(3)既能防潮,又能防晒;

(4)有防虫及防鼠措施。

2.按“企业档案分类”规定,必须做到认真鉴别,分类准确编排有序,目录清楚,装订整齐,达到档案、卡片、人员、名册四统一。

3.定期与不定期检查案卷的摆放装置,各项安全措施及库房周围的环境情况,若发现问题及时采取措施加以解决。

4.经常保持人事档案与登记台帐、案卷存放位置相一致,一旦发现问题及时采取措施纠正。

5.每半年进行一次抽查,每年进行一次全面检查。

四、人事档案的借阅

(一)凡因下列需要借阅人事档案,必须办理借阅手续:

a 调资;b 提级考核;c 调动工作;d 任免事项;e 政审;f 组织处理;g入党;h 出国;I 离、退休等。

(二)查阅人事档案的手续

1.只能由查阅单位的党组织指派党员到档案室查阅,一般不外借;必须外借时,需经有关组织部门领导批准,但不得中途转借。外借档案必须在十五天内归还。

2.查阅人事档案人员,对档案应严加保密,不得向无关人员泄密。

3.查阅人事档案时,不准在材料上圈划、折叠、涂改、污损、撤换、拆毁、拍照、复印。

4.阅档时必须抄录有关材料,需经档案室主管人员同意。

5.组织、人事、纪委、保卫等部门查阅档案时,须经本部门主管领导批准。

6.单位(部门)或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:

(1) 由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由、并加盖公章。

(2)党委组织部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料。

(3)证明材料由党委组织部门主管领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。

五、人事档案的

1.人事档案转入或转出,人事档案部门要审批手续完备,登记清楚,责任明确。

2.凡员工调动工作,做到人事档案随人走,避免人事档案与人的工作单位不一致。

3.凡调往外省、市的工人、干部,其本人档案内党委组织部门负责邮递。

4.人事档案转递方式

(1)外省、市人事档案,以机密件挂号邮寄,严密包装。严禁本人携带或以平信邮寄。

(2)市内人事档案,由对方单位派人持介绍信提取,一般不应邮寄,不得本人携带。

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