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会计档案归档范围及要求

2020-07-18 10:57:55 6

会计档案归档范围主要包括四个方面

(一)会计凭证主要指原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,银行存款余额调节表。

(二)会计帐簿主要指现金银行存款日记账,明细账,总账,固定资产卡片,辅助账簿及外事的会计账簿。

(三)财务报表主要指财

务指标快报,月、季会计报表,年度会计报表及文字说明,职工开支花名表。

(四)其他会计文件材料主要指会计移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,银行对账单及其他应当保存的会计专业资料。

一、组卷

(一)会计凭证的组卷

手工会计凭证及纸质电算化凭证的组卷均按如下步骤进行:

1、排序检查。凭证在记账、汇总、审核等传递过程中可能产生颠倒凭证号、缺少凭证等情况。因此,在凭证整理前应将凭证按日期、编号排列,检查各顺序号的凭证是否齐全或颠倒、附件是否漏缺。缺少凭证或附件要找回;凭证颠倒要重新排列;破损票据应修补,残缺处如有重要内容,应查清补齐或在空白处说明,并签章;虚线连接的票据,应裁开;检查中发现的重要情况应另纸说明作附件放在该凭证之后。

2、拆金属物。订书钉、大头针、回形针等金属易发生氧化,影响会计凭证的保管,应拆除。

3、折叠接边。一般来讲,原始凭证应比记账凭证略小,原始凭证要折叠整齐,最好能翻过上一号的记账凭证,就能看到下一号记账凭证的上边和右边。

1)大幅面票据的折叠。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证,可按记账凭证的面积尺寸,一般采取先自右向后,再自下向后再次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来,以便装订后,还可以展开查阅如果装订线内有文字,可采取接边或抄移的方法。此外,由于原始凭证大于记账凭证时需折叠,小于记账凭证时则贴在记账凭证背面的中间,这样整个凭证就显得整齐了。

2)中等幅面票据的接边及装订。对于纸张面积略小于记帐凭证的原始凭证,可采取两种方法,一是直接装订法,即先用回形针或大头针将原始凭证别在记账凭证后面,待装订整本凭证后,抽去回形针或大头针;二是对原始凭证接边法,即用大小适当的毛边纸,将其用粘胶剂贴在原始凭证上,然后再对整本凭证装订。

3)小幅面票据的粘贴。对于纸张面积过小的原始凭证,一般不能直接装订,可先将原始凭证按一定类别排列,再将其贴在一张比记账凭证略小的白纸或粘贴单上。如果是板状票证(如以前的火车票),可以将票面票底轻轻撕开,丢弃厚纸板,粘贴薄票面。

4)数量特别多的票据的处理。有的原始凭证不仅面积大,而且数量多,如人数特别多的职工工资单、社保所等单位收费、收款收据等,这类凭证可单独装订,但应在记账凭证上注明保管地点或编号。

4、案卷组合。会计凭证按记帐凭证(后附原始凭证)的顺序(即凭证分类后的时间顺序),根据凭证数量的多少组合为若干卷(本),按照多则分、少则合的案卷组合方法(一般每卷1.5至2.5厘米为宜),按日、旬、月组合成若干卷。

5、装订。

1)装订的部位和方式。装订的部位一般在凭证的左上角,有的地方规定在左侧装订。装订的方式有两孔一线和三孔一线装订法。在侧面装订的一般用三孔一线装订法,在左上角装订的一般用两孔一线装订法。

2)装订的方法。①左上角装订法。要求每本凭证的左、上侧对齐,左上角的两条边要直,无毛边,呈直角。其一是有凭证封面的凭证装订法。在左上角部位用手电钻等打孔工具钻开两个针孔,在针孔中穿线后衽两孔一线打结。装订凭证应使用棉线,结扣应是活的,结头在凭证背面,棉线在凭证过去封皮的里面。其二是无凭证封面的凭证装订法。首先用牛皮纸包住凭证的左上角;然后在牛皮纸上打两个针孔,穿线后实行两孔一线打活结;最后由装订人在牛皮纸上盖章。②左侧装订法。将一本凭证的左侧、下侧对齐后,用钢夹等工具固定这本凭证后,在凭证的左侧钻开三个等距孔,穿线后实行三孔一线打活结,再贴上凭证封面。

6、封面填写。凭证外面一般要有封面,封面纸用牛皮纸印制,封面规格略大于所附记帐凭证。每本封面上填写好立档单位、凭证名称、起止日期、册数、记帐凭证号、财会主管(签章)、经办会计(签章)、保管期限等项目。需永久保存的会计凭证应在案卷备考表、案卷封面空白处,注明凭证编号、内容摘要,以防会计档案鉴定销毁时将其销毁。

(二)会计账簿的组卷

同一会计年度内会计账簿按账簿种类组卷,一般一本账为一卷,同时应针对账簿的不同情况作如下处理:

1、         填表检查。

1)填表。在账簿启用及整本账簿记完后,应填写“账簿启用表”及“经管账簿人员一览表”。账簿启用表设置在账簿或账夹的封里,其栏目主要有:账簿名称、账簿编号、账簿册数、第几册、启用日期、账簿页数、主管签章、会计主管签章、接管日期、接管人签章、会计主管签章等。

2)检查核对账表。按账簿启用表的有关记载核对各个账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续。

3)检查排列顺序。正确的排列顺序为:账簿封面、账簿启用表、经管账簿人员一览表、账户目录、账页、封底。

在对账簿填表检查完后,根据账簿是活页账簿还是固定账簿的情况分别进行组卷。

2、活页账簿组卷的要求。

对会计电算化打印出的账簿与手工材料明细账、内部往来账、固定资产分户账等活页账簿,应针对不同情况进行如下处理:

1)手工活页账簿应去除空白页、撤掉账夹等固定物品,保留有内容的账页,将其账页数填写齐全。纸质账簿应用牛皮纸做封面和封底,将其装订成册。装订的会计账簿应牢固、平整,不得有错页、掉页、空白纸及折角、缺角等情况。

2)把同类业务的账页装订在一起。多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活账等不得混装。

3)填写封面。在账簿封面上填写账目的种类,会计主管人员和装订人(经办人)签章。

3、固定账簿的组卷要求。

手工的现金日记账、银行日记账等常作固定账。固定账不拆去空白页,但一般在记录账页的最末一行的上下分别划一条红线,以示结束。此外,还应在会计档案案卷备考表中详细注明已使用账页的页数和空白页数。

会计业务量小的单位,账簿可以不贴口取纸;会计业务量大的单位,账簿上应贴口取纸,可以按一级科目或材料大类,按账页顺序由前往后,自上而下地粘贴。口取纸应该整齐,均匀,并能显露出科目名称。口取纸应在账簿的右侧粘贴,不要在上下两侧粘贴。账簿排架时应竖立放置,以便抽取时不损坏口取纸。

(三)财务报告的组卷

1)检查核对。会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全。

2)案卷组合。会计报表应分基层单位会计报告、汇总会计报告分别装订。年终决算报表要单独装订,季报和月报可根据张数的多少,装订成一卷或数卷。财务报告的文字材料是对会计报表的分析和说明,必须与会计报表组合到案卷,以保持其内容的密切联系。

3)卷内报表排列。排列顺序为:①会计报表封面;②会计报表编制说明;③各种会计报表(按会计报表的编号顺序排列);④财务报告的必要文字说明;⑤会计报表的封底。

4)填写卷内目录和备考表。卷内目录栏目一般有:序号、财务报告名称、编报单位、填报日期等。备考表栏目一般有:卷内情况说明、组卷人、主管会计、组卷时间等。

5)装订。按组合时分出的卷数采用三孔一线方式在财务报告左侧装订,结头在财务报告的背面。注意将财务报告的下边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位应修补后进行装订。

6)封面编目。装订后,贴上财务报告封面。封面下面栏目一般有:编号、密级、财务报告名称、编报单位、单位负责人、填报人、审核人、填报日期等;封面脊背栏目一般有:报告的年度、总页数、档号、保管期限等。为长久保存财务报告,最好将其放入卷盒内保管,并在脊背上填上档号等项目。

 

二、案卷排列与编号

(一)案卷排列

会计档案案卷按如下之一方法排列:

1、按照类别一年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其它四类分开,再按时间顺序排列。这种排列方法适用于一般单位,应优先推荐。

2、按照年度一类别排列。即先将不同年度的会计档案分开,同一年度的会计档案按凭证-账簿-财务报告其他顺序排列。由于凭证、账簿、报表外形尺寸不同,这种排列方法易造成柜架浪费。补救的方法是全部使用同一规格的卷盒,一盒中可装若干凭证、账簿、报表,但应注意盒脊上填写若干个案卷号。

3、会计类型单一,档案数量较多的单位,可采用先按保管期限,再年度,然后再按形式(名称)的方法排列。

4、财政部门的会计档案,先按保管期限,再按年度,然后按组织机构,最后按形式(名称)排列。会计类型较多的建设银行、税务机关等单位,可采用先按保管期限,再按年度,然后按会计类型,最后按形式(名称)的方法排列。

会计档案排列方法很多,各有利弊,各单位应选择适合本单位的排列方法,要注意方便适用,选定后不要随意变动。

(二)编案卷号

1、编大流水号。一般的单位应编大流水号。即凭证、账簿、财务报告分别编各年度累计的大流水号。如2002年有12本凭证编1-12号;2003年从13号开始编号。

2、编小流水号。会计档案特别多的单位,可编小流水号。即同一年度同一类型的会计档案案卷都从1开始编卷号。如2002年有12本凭证,编1-12号,2003年又从1号开始编号。

三、编目、上架

(一)确定保管期限

按财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的“会计档案保管期限表”的规定,会计档案的保管期限分为永久和定期两类。属于永久保管的有:行政和事业单位年度决算报表、税收年报(决算)、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等,其余为定期保管。定期保管的期限分为25年、15年、10年、5年、3年共5类。

(二)拟写案卷题名

会计档案应逐卷填写案卷题名。案卷题名由会计核算单位、会计年度、会计核算材料的名称三部分组成。如:国家档案局2001年总账;国家档案局2001年度财务报告。

(三)编制目录

会计档案应编制机读或手工案卷目录。

1、目录表的填写

目录表应包括案卷号、题名、保管期限、起止时间、备注等栏目。

1)案卷号。按前述编号法顺序填写案卷号。

2)题名。按会计档案案卷上的题名填写,如:湖北省档案局2001年总账;湖北省档案局2001年度财务报告;湖北省档案局2001年会计凭证。

3)保管期限。填写所划分的保管期限。如:永久,15年。

4)起止时间。填写卷内会计核算专业材料的起止时间,如;20010101-20011231;20010101-20010131;20010101-20010331。也可在年、月、日的阿拉伯数字间“.”如:2001.1.1-2001.12.31。

5)备注。一般不填,留待会计档案归档后有变化时填写。

2、手工目录的装订

会计案卷目录一般用塑料或硬纸封面装订,装订的工具一般可用线索、鞋带、账钉等。

 

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